ฐานข้อมูลคืออะไร ใน Excel 2007

          การเก็บข้อมูลที่เราใช้ในชีวิตประจำวัน เรามักจะจดไว้ในกระดาษ ซึ่งมีข้อดีตรงสะดวก จดได้ง่าย แต่มีข้อเสียตรงที่เมื่อมีข้อมูลมากขึ้น จะค้นหาข้อมูลได้ยากมากขึ้น และยังไม่สามารถตอบคำถามได้รวดเร็วนัก เช่น ในกรณีที่เรามีสมุดรายชื่อพนักงาน และมีเพื่อนมาหาที่มีข้อมูลน้อย รู้แต่เพียงชื่อนำหน้าบางตัว และเป็นเพศชาย เราจะต้องเปิดไล่ดูชื่อพนักงานทีละชื่อ ทำให้เสียเวลามาก แต่ถ้ามีการนำเอาข้อมูลมาจัดเก็บในคอมพิวเตอร์ จะช่วยเพิ่มความรวดเร็ว

 

          ฐานข้อมูล ก็คือ การนำข้อมูลจำนวนมาก ๆ มาเก็บไว้ด้วยกัน โดยมีรูปแบบการจัดข้อมูลที่เป็นระบบเพื่อให้สะดวกในการนำไปใช้ในภายหลัง เช่น ทะเบียนบุคลากร ยอดขายของร้านค้า รายนามลูกค้า รายการสินค้าและข้อมูลทางบัญชี ฯลฯ โปรแกรม Excel สามารถช่วยให้การสร้างฐานข้อมูลเป็นไปอย่างง่ายได้ โดยมีคุณสมบัติในการจัดเก็บข้อมูล และตรวจสอบประเภทของข้อมูลที่เข้ามาว่าถูกต้องไม่ ทั้งยังสามารถจัดเรียงข้อมูล การกรองเฉพาะข้อมูลที่เราสนใจได้ง่าย และการสร้างรายงาน

 

          Microsoft Access คือ โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลที่ดีกว่า Excel ถึงแม้ว่า Excel จะให้คุณช่วยให้ในการสร้างฐานข้อมูลได้ แต่อันที่จริงแล้วโปรแกรม Access ซึ่งเป็นหนึ่งในชุดMicrosoft Office 2007 จะมีความสามารถด้านฐานข้อมูลที่โดดเด่นกว่า Excel เสียอีก เพราะว่าเป็นโปรแกรมการจัดการฐานข้อมูลโดยตรง แต่เนื่องจากโปรแกรม Access ใช้งานค่อนข้างยาก เราจึงมักจะนำ Excel มาใช้จัดทำฐานข้อมูล ในกรณีที่ฐานข้อมูลไม่ซับซ้อนมากนัก